1. 개회선언
1) 자리를 정돈하여 주시기 바랍니다,
2) 성원이 되었으므로 ○○○ 정기 총회를 개최하겠습니다. 의사봉 : 3회
2. 국민의례
1) 국기를 향해 기립하여 주십시요,
국기에 대한 경례!
2) 애국가
약식으로 시행 시 : 다음 국민의례는 생략하도록 하겠습니다.
3) 순국한 애국선열에 대한 묵념.
3. 회장 인사말
1) 회원 노고 및 감사의 말.
2) 부의된 안건 거론 및 회원들의 진지한 검토 의견 당부 말,
4. 의안 채택
1) 이전에 접수된 제출의안 동의 낭독,
2) 본 회의에서 다루고 싶은 추가 의안 있으면 의안 제출,
예) ○○○ 회원이 "동의합니다,"
동의에 재청 있으십니까?
재청으로 의안이 성립되었습니다.(회원 1명 이상 재청 필수)
3) 또 다른 의안을 제출할 회원 계십니까?
안 계시면, 이것으로 의안 채택을 마치겠습니다,
5. 의안 심의
1) 의사일정의 제1항 *** 의견을 상정합니다,
2) *** 에 대한 ○○○ 회원의 제안 설명을 듣겠습니다.(설명완료)
3) 수고하셨습니다. 본 의견에 질의는 없습니까?,
4) 없으면 표결 하겠습니다. (과반수이상 필요)
6. 폐 회
1) 종합실적 보고 및 감사 말.
이것으로 ○○○ 정기 총회를 마치도록 하겠습니다.
의장 회의진행 요령
1. 회의의 지도력
1) 의장이 지녀야 할 태도
가. 회의 진행에 관한 지식이 있어야 한다.
나. 회원을 공정하게 대우해야 한다.
다. 위엄이 있어야 한다.
라. 예의가 밝아야 한다.
2) 의장의 주의할 사항
가. 회원의 생각을 지배해서는 안 된다.
나. 자신의 능력을 과시해서는 안 된다.
다. 동일 회기 내에 표결에 붙인 의안을 재상정 하지 않는다.
라. 설명은 간단명료하게 해야 한다.
마. 유도 신문을 해서는 안 된다.
바. 편파적이어서는 안 된다.
사. 괴벽해서는 안 된다.
아. 말이 많으면 안 된다.
자. 올바른 결론을 얻도록 힘써야 한다.
차. 정시에 개회하고 정시에 폐회한다.
3) 의장의 임무
가. 개회 시간을 엄수해야 한다.
나. 발언자를 지명해야 한다.
다. 각종 선언을 해야 한다.
라. 발언 내용을 정리하고 발언의 질서를 유지한다.
마. 발언을 권유한다.
바. 의제를 파악한다.
사. 의장이 발언을 한다.
4) 의장의 직권
가. 불법 및 부당한 제안을 거절하는 권한
나. 발언 중지 명령을 할 수 있는 권한
다. 퇴장을 명령할 수 있는 권한
라. 토론 종료 선언을 할 수 있는 권한
마. 회장이 혼란에 빠졌을 때 폐회 선언할 수 있는 권한
바. 가부가 동수일 경우의 결정권
사. 회의 중 휴식과 휴회 선언
2. 회의와 회원
1) 회원으로서의 자격
가. 회의의 온갖 문제에 대하여 여하한 것에 좌우되지 않는 확고한 판단력을 지닌 사람일 것.
나. 문제에 대하여 똑똑히 자기 생각을 발표할 만한 용기를 가지고 있는 사람일 것.
다. 자기가 의사 표시를 한 사항에 관해서는 철저하게 책임 질 수 있는 사람일 것.
2) 발언의 요령
가. 발언시 주의사항
① 발언은 의장의 허가를 받아서 해야 한다.
② 의장은 허가 없이 발언하는 회원에게 발언 중지 명령을 할 수 있다.
③ 또한 다른 회원의 발언 중에는 발언하지 않는 것이 예의이다.
나. 제안 설명의 요령
① 무엇을 어떻게 하고 싶다고 자기 제안의 목적을 분명히 인식시킨다.
② 현재 상태로서 불편하고 불리한 이유를 실제 근거를 들어 제시하고 제안하게 된 동기를 설명한다.
③ 자기의 제안이 표결되어 실행하면 그 문제는 어떠한 상태로 개선된다는 결과를 설명해 준다.
④ 자기의 제안이 실행될 경우에는 어떠한 단점이 있다는 것을 미리 설명한다.
⑤ 그 단점을 미연에 방지할 수 있는 방안까지 지적한다.
다. 의견 진술의 요령
제안 설명이 끝나면 이어서 질의와 토론이란 과정으로 회의가 진행된다.
토론할 때 자기의 의견을 발표하는 요령이 있다.
많은 회원들은 발언자가 찬성인지 반대인지 결론부터 먼저 알고 싶어 한다.
우리들은 평소에 이야기를 할 때 먼저 이유를 설명하고 다음에 결론을 말한다.
예를 들면 “오늘은 업무가 바빠 너와 함께 시간을 갖지 못한다.”는 식이다.
그러나 토론할 때에는 제안에 대해 찬성이냐 반대냐 하는 것이 가장 중요하기 때문에
발언에 있어서는 결론부터 말하고 그 이유를 설명해 나가는 역산법(逆算法)을 쓰는 것이 효과적이다.
라. 감정에 흐르지 말 것
마. 의제에 대한 사전 연구
바. 메모를 이용한다.
3) 회원의 임무와 책임
가. 의제에 대하여
① 미리 알려진 의제에 대하여 자신의 생각을 정리해 둘 것.
② 필요할 때는 자기 발언의 내용과 다른 사람과의 협력을 모색할 것.
③ 전문가의 의견을 미리 청취해 둘 것.
④ 찬반 혹은 대안을 반드시 생각해 둘 것.
나. 참석자에 대하여
① 의견 대립을 인간관계에 결부시키지 말 것.
② 발언 시간을 독점하여 다른 사람의 발언 기회를 빼앗지 말 것.
③ 개인 공격이나 감정적 발언으로 다른 참석자를 불쾌하게 만들지 말 것.
④ 체면이나 입장 때문에 타협하거나 영합하는 일이 없도록 할 것.
⑤ 상대방을 존경하고 이해하는 태도를 취할 것.
다. 진행에 대하여
① 진행에 간접적인 무언의 협력을 아끼지 말 것.
② 의장을 지원하고 격려하며 노고를 기억할 것.
③ 진행의 책임을 의장과 함께 질 것.
④ 예정된 시간에 회의를 마치는 것은 의장만의 책임이 아님을 기억할 것.
라. 결론에 대하여
① 의장이 결론으로 이야기한 것이 다른 사람에 의해서도 같이 확인될 때까지 회의장을 떠나지 말 것.
② 결론에 대해서는 어떤 의문도 남기지 말고 이해할 것.
③ 결과에 대한 책임을 반드시 질 것.
④ 다음 회의에 대한 준비를 시작할 것.
⑤ 과제 배분에 대해 적극성을 지니고 협력할 것.
마. 책임에 대하여
① 적극적으로 참여할 것.
② 공동 책임과 의무를 인식할 것.
③ 건전한 태도로서 협조자가 될 것.
④ 객관적이며 공정성을 기할 것.
⑤ 타인의 말은 인내력을 가지고 끝까지 들을 것.
⑥ 공통적인 해결에 책임을 질 것.
⑦ 자기의 의사를 충분히 발표할 것.
⑧ 회의 규칙을 준수할 것.
⑨ 반드시 발전적인 방향으로 결론이 이끌어질 것이라는 희망을 가질 것.
3. 회의 진행의 순서
1) 의사일정 : 한 회기에 심의해야 할 일과 그 일의 처리 순서를 말한다.
2) 회의 진행의 순서
가. 개 회
개회란 예정된 시각이 되면 종이나 스피커 육성으로 회의장뿐만 아니라
주위의 시설에 있는 회원에게 개회 시각이 되었음을 알림으로써 회의장에 모이게 한다.
이때 회원은 회원석에, 임원은 임원 석에 착석하여야 한다.
① 정족수 확인
의결정족수 확인 이유는
㉠ 회원 자격을 심사하고,
㉡ 의사 정족수와 의결 정족수를 확인하고,
㉢ 참석 회원 수를 확인하여 표결 성립이 되는 기준선을 확인하는 데 있다.
② 개회 선언
출석 점호의 결과 회원의 출석이 규약에 따라 정족수가 되면 의장은
“지금부터 ○○회의를 시작합니다.(의사봉 : 3회)” 하고 개회를 선언한다.
그런데 상당한 시간이 경과해도 회원이 정족수에 달하지 못하면 유회(流會)를 선언한다.
그 뒤 출석한 회원끼리 간담회 따위를 열어
여러가지 의견을 교환하는 기회를 가질 수는 있으나 이 경우에는 회의로서의 의결은 할 수 없다.
나. 전(前) 회의록(의사록) 통과
개회 선언을 하면 이어서 전 회의 회의록을 서기가 낭독한다.
낭독이 끝나면 의장은 회원을 향하여
“방금 낭독한 회의록에 틀린 내용이나 빠진 내용 그리고 정정할 의견은 없습니까?”라고 질문을 하고
이의가 없을 경우에는 “이의 없습니다.” 하는 의견이 회원으로부터 나오든지
잠시 동안 있어도 아무 의견이 제시되지 않으면
의장은 “이의가 없으므로 전 회의 회의록은 통과되었습니다.”라고 선포하면 된다.
만일 잘못 기록된 내용이나 누락된 사실이 있을 때에는 회원은 그 항목을 지적하여 정정할 것을 요청한다.
의장은 전 회의 시간에 회의 운영의 사실에 비추어
그 정정 요구가 타당할 때에는 회원의 요구와 같이 정정하고 나서 회의록 통과를 선포하고,
그 정정 요구가 타당하지 않을 경우에는 전 회의 운영의 사실을 지적하여 정정을 거부한다.
다. 의장 인사
① 회원 노고 및 감사의 말.
② 부의된 안건 거론 및 회원들의 진지한 검토 의견 당부 말,
라. 특별 일정(特別日程)
특별히 중요한 문제는 그 회기에서 당장 심의하지 않고
기한부 연기 동의를 내서 다음 번 회의로 연기할 수 있다.
이러한 동의에 있어서는 반드시 순서를 명시하도록 되어 있으므로
차기 회의 중에서 의장 인사 후라고 명시되었으면
의장은 우선적으로 특별 일정(特別日程)으로 돌려 두었던 의안의 심의를 선언한다.
마. 총무 또는 서기보고(書記報告)와 재무의 회계보고(會計報告)
① 서기의 문서 보고
그 회의의 심의 안건과 연관되는 문서나 서류가 있으면
이때 이것을 전체 회원에게 승인을 얻는 시간이며,
그 자리에서 처리할 수 없는 문제는
위원회에 회부한다든지 보류하여 너무 시간이 걸리지 않도록 한다.
② 회계의 보고
수입과 지출에 관한 보고이며, 보고서는 승인된 후에 감사에 회부한다.
바. 임원회 및 위원회의 보고
임원회나 각종 위원 회의의 결정 사항을
임원 회의의 대표와 위원회의 위원장이 보고하여 본회의 승인을 얻어야 한다.
그 위원회나 임원회의 보고 사항이 여러 가지 있을 경우에는
한 회의의 보고가 처리된 후에 다음 회의의 것이 보고되어야 한다.
보고에 있어서 보고자가 특히 조심하여야 할 점이 있다.
① 보고 내용으로 개인적인 견해를 말해서는 안 된다.
② 보고 내용은 임원회나 위원회의 결과 및 경과인데, 결과에 대하여는 특히 분명히 보고하여야 한다.
사. 전 회의에서 심의 미결(審議未決)된 의사(議事)
임원회의, 각종 위원 회의의 보고에 이어서 부득이 중단되었거나
기한부 연기 동의(연기동의)에 의해 현 회의로 미루어졌던 동의를 심의한다.
이때에 의장은 그 동의 내용을 알린 후 의제로 삼음을 선포한다.
아. 새로운 의사(議事)
위와 같은 순서로 표결이 안 된 안건
즉 미결 안건이 처리되면 그 회의가 목적하고 있던 새로운 의안의 심의에 들어가게 된다.
이 새로운 의안은 이미 소집에서 통지되었던 일로 제한되어 있다.
새로운 의안 제출에서 표결 결과 선포까지의 순서는 다음과 같다.
① 발언권을 얻는다.
② 동의를 제안한다.(원동의)
③ 동의를 지지한다.(재 청)
④ 동의 채택을 선언한다. (의제 상정)
⑤ 제안 이유를 설명한다.
⑥ 질의한다.
⑦ 토론한다.
⑧ 수정 동의한다. (개 의)
⑨ 재수정 동의한다.(재개의)
⑩ 토론을 종료하고 선언한다.
⑪ 표결한다.
⑫ 표결 결과를 선포한다.
이상의 회의 진행과정을 자세히 설명하면 다음과 같다.
㉠ 발언권(發言權)을 얻는다.
어떤 회의에서 자기의 의견을 제안하고 싶은 사람은
누구나 거수 및 기립을 하고 “의장!” 하고 큰 소리로 부르면 된다.
의장은 발언권을 얻고자 하는 회원이 있으면 발언을 허락해 야 한다.
의장의 허락이 있으면 그 회원은 발언권을 얻게 된다.
발언권을 얻기 위하여 다른 회원의 발언 중에 고함을 치거나
의장석으로 뛰어 오르거나 하는 회원이 있는데
이러한 행동은 회의 진행 원칙에 위반되는 것이어서 그 회원은 발언권을 얻을 자격이 없다.
㉡ 동의를 제안한다.
회의에서 발언권을 얻는 것은 동의를 제안하기 위한 것이다.
발언권을 얻으면 동의를 될수록 간략하게 추려서 제안한다.
동의 제안은 “나는...........하기를 동의합니다.”라고 한다.
그런데 동의가 복잡하고 내용이 길 경우 의장이 제안자에게 서면으로 제출하도록 요구할 수 있다.
㉢ 동의를 지지한다.
동의가 제출되고 나서 의장은 회원들에게 동의의 찬성유무를 묻는다.
즉 “방금 ООО 회원께서 ...........을 하자고 동의를 제안하셨는데 이에 대한 찬성이 있습니까?”
하는 식으로 묻는 것이다.
이에 대하여 동의를 의제로 삼는 것을 찬성하는 사람은
“찬성(또는 제청)이오!”라고 소리치면 된다.
이지지 찬성이란 동의를 제안한 사람 외에 적어도 한 사람이
그 동의에 관심을 가졌거나 지지하는 사람이 있음을 표시하는 것으로 회의의 능률상 매우 중대하다
찬성하는 사람이 한 사람도 없을 때에는 그 동의를 의제로서 상정할 수 없다.
의제로서 상정될 수 있는 찬성자의 수는 회의 규칙에 규정되어 있는 경우 외에는
대개 참여 회원 30명의 경우 제안자 외에 2명,
30명 이상 60명 이하인 경우 제안자 외에 3명 이상으로 규정하는 것이 보통이다.
또한 예외로서 전혀 지지 찬성을 필요로 하지 않는 동의도 있다.
㉣ 동의 채택을 선언한다.
동의에 대한지지 찬성이 있으면 의장은 곧
“지지 찬성이 있으므로 ООО회원이 제안한........을 하자는 동의는
의제로 성립되었기에 상정을 선포합니다.”라고 선언하여야 하며 그 동의는 의제로 상정된다.
이 동의는 기본이 되는 동의이므로 원동의 또는 주 동의라고 부른다.
㉤ 제안 이유를 설명한다.
동의가 의제로서 선포되면 의장의 지시로 제안자는 제안한 이유를 설명한다.
이때 제안자는 제안한 것에 대하여 회원의 의문을 갖지 않도록 노력하여야 하며
반대하리라고 생각되는 회원을 설득하는데 최선을 다한다.
㉥ 질의한다.
제안 이유의 설명이 끝나면 의장은
“이에 대하여 의문 나는 점이 있으신 분은 질의해 주시기 바랍니다.” 라고
전 회원을 향하여 질문할 것을 요구한다.
이때 주의할 것은 질문의 형식을 빌어서 반대 의견 따위를 말해서는 안 된다는 점이다.
이 질의에서는 잘 모르는 점에 대한 질문만을 해야 한다.
질의는 3명으로 제한하고, 제안자(원동의)는 질의 내용에
성심 성의껏 응답하여 참석자가 충분히 이해할 수 있도록 성의를 다한다.
㉦ 토론한다.
의장은 “이제 질문은 더 없습니까?”라고 물어서
그 이상의 질문이 없으면 “지금부터 토론에 들어가겠습니다.
의견이 있으시면 말씀해 주십시오.”라고 선언한다.
이때부터 회원은 동의에 대한 반대의 의견이나 찬성의 의견을 발언하게 된다.
의장은 찬성자에게 먼저 발언권을 주어서
제안자가 빠뜨린 좋은 점을 이야기할 수 있도록 해야 하며,
‘찬성자→반대자→찬성자’ 순으로 교대로 발언권을 주는데
대개 6명 정도로 제한하는 것이 효과적이다.
그러나 회의 규칙에
우대 의견부터 먼저 발표하도록 되어 있을 때에는 미리 정해진 대로해야 함은 물론이다.
그런데 찬부 양론이 토론되어 가는 동안에 여러 가지 보조 동의, 긴급동의, 특권 동의 등이
자주 나와 회의장이 혼란해지는 일이 없이 원활히 의사를 진행시키려면
토의를 규칙대로 행한다는 것과 동의의 순서를 올바르게 지킨다는 점에 특히 유의할 필요가 있다.
㉧ 수정 동의한다(改議)
토론 과정에서 찬성 발언의 경우를 보면,
동의를 무조건 찬성하는 자와 찬성은 하지만 일부 수정을 요구하는 자가 있다.
이와 같이 수정을 요구하는 찬성자도 있기 때문에 수정동의 가 있게 된다.
수정 도의 또는 개의는 원 동의에 원칙적으론 찬성하지만
그 내용을 조금 수정하는 편이 좋겠다고 생각할 때 제안할 수 있다.
수정 동의에 대하여 지지 찬성자가 있으면,
의제 상정, 제안 설명, 질의, 토론 등 원 동의와 같은 형식으로 진행된다.
㉨ 재수정 동의한다(再改議)
재수정 동의라 함은 수정 동의에는 찬성을 하지만
그 내용을 일부 수정하고 싶을 때 다시 수정 동의를 제안하는 것을 말한다.
이 재수정 동의가 제안되어 상정되면 또 다른 수정 동의를 할 수 없다.
왜냐하면 계속해서 수정안이 나온다면
회의는 진전되지 않고 한 개의 의제로써 한없이 시간이 지연될 수 있기 때문이다.
그래서 재수정안 다음에는 수정안을 받지 않는 것이 관례이다.
㉩ 토론 종결을 동의하고 선언한다.
토론을 종결시키는 방법에는
의장이 토론 종결을 제안하는 방법과 회원이 종결을 제안하는 두 가지 방법이 있다.
어느 쪽으로 토론을 종결하든지 간에 의장은 최후의 발언자에게 결론적인 발언의 기회를 주어
그 동안에 나왔던 찬성 또는 반대 의견에 대하여 정리, 발표할 수 있게 하는 것이 좋다.
의장이 토론 종결을 제안할 경우,
대체로 충분한 토론이 되었다고 생각할 때 의장은
“대체로 의견이 다 나온 것 같으니 이의가 없으시면 이상으로 토론을 종결하겠습니다.
이의가 없으십니까?“ 라고 묻고
”이의 없습니다.“ 라는 대답이 있거나 침묵할 때
”이의가 없는 것으로 보고 토론을 종결하겠습니다.“라고 토론 종결을 선언한다.
회원이 토론 종결 동의를 낼 경우,
이는 회원의 권한 제한에 관한 문제이므로 3분의 2이상의 회원이 찬성해야만 가결된다.
이 가결이 성립되었을 때 토론 종결을 선언한다.
㉪ 표결한다.
의제에 대하여 토론이 종결되어 마지막으로 그것을 표결에 붙이게 되는데
표결이란 회의의 전체의사를 결정하는 유일한 방법이며 절차이다.
표결의 방법은 다음과 같다.
ⓐ 묵락(黙諾)에 의한 방법
ⓑ 발성 및 박수에 의한 방법
ⓒ 거수 및 기립에 의한 방법
ⓓ 점호에 의한 방법
ⓔ 투표에 의한 방법
이상 다섯 가지의 표결 방법 중 동의의 성격을 잘 구별하여
표결 방법에 관한 동의가 나왔을 경우에는 그 동의를 상정하여 찬부를 묻고 난 후 방법을 정해야 한다.
표결시 다음 사항을 유의해야 한다.
ⓐ 의결 정족수를 확인하여야 한다.
ⓑ 표결의 순서는 재개의, 개의, 동의의 서열로 한다.
ⓒ 표결시 찬, 반, 기권의 순으로 한다.
ⓓ 표결의 발표순서도 찬, 반, 기권의 순으로 한다.
또한 표결을 결정하는 방법도 크게 두 가지가 있다.
보통 표결 결과 과반수니 3분의 2이상이니 하는 것은
가결(可決)인지 부결(否決)인지를 결정짓는 기준이 되는 수를 말하는 것인데,
이 표결 결정수는 일반적으로 종다수결(從多數決) 및 절대적 다수결에 의하는 두 가지가 있다.
첫째, 종다수결(從多數決) 및 상대적다수결(相對的多數決)은
한 표라도 많이 얻는 쪽을 가결로 결정하는 방법이다.
둘째, 절대적 다수결(絶對的多數決)은 둘을 견주어서
상대적 다수를 얻은 쪽을 가결하는 방법으로서 과반수 결의, 2/3결의 두 종류가 있다.
㉫ 표결 결과를 선포한다.
의장은 서기로부터 찬부의 인원수를 보고 받고 기입을 하여 그 결과를 발표한다.
의장은 “ООО 회원이 제안한 .........하자라는 의안은 가(부)결 되었습니다.” 라고 선포한다.
이상과 같이 하나의 동의가 복잡한 절차를 통해 가결되어
새로운 사업으로 채택되도록 진행되는 것이다.
자. 폐 회(閉 會)
그날의 의사일정을 종료하고 예정된 폐회 시간이 되었을 때
회원으로부터 회의 시간을 연장하자는 제의가 없는 한
의장은 “이것으로 ОО회의를 마치겠습니다.” 하고 폐회를 선언하며 의사봉을 세 번 두드린다.
회의 용어 정리
개 회 : 처음 시작
폐 회 : 끝날 때
정족수 부족 : 유회, 다음에 개최
정 회 : 잠시 쉼, 휴식
안 건 : 논의의 대상(보고, 제안, 질문 등,)
의 안 : 안건이 정리된 논의의 대상.,
의 제 : 의안이 심의중일 때
동 의 : 안건에 대한 찬성 의견.
재 청 : 안건에 동의함,
부 의 : 안건이 상정된 상태,
상 정 : 안건이 심의중인 상태,
제 의 : 회장이 안을 제출 시,
제 안 : 회원이 안을 제출 시,
제 안 설 명 : 회원이 보충설명(취지, 주요 내용, 기타 등등)
의사진행발언:회의 진행 중 방법이나 자신의 의견 등을 밝혀야 할 때의 발언권 요구 시.
축 조 심 사 : 의안을 한 조항씩 낭독하면서 의결하는 방법,
회의 진행을 어떻게 할까?
이호철, 경북대 교수
Ⅰ. 회의란 무엇인가?
우리가 추구하고 있는 민주주의 사회는 무엇보다 다양성을 그 전제로 삼는다. 더구나 소수의 의견이 존중되고 다수의 의견이 주도되기 위해서는 무엇보다 활발한 의견의 교환이 필요하다. 그런데 활발한 의견의 교환이란 무질서한 자기의 고집 피우기와는 그 근본부터 다르다. 여기에서 논하려는 회의라는 개념은 함께 가야할 방향을 먼저 설정해 두고 그 지향 위에서 나와 반대되는 의견에도 귀를 기울이면서 나의 의견을 설득력 있게 나아가는 방법을 의미한다. 과거에는 소수의 사람들이 일방적으로 정책을 결정했으나, 오늘날에는 전 구성원의 다양한 의사교류를 통하여 여론을 수렴하는 방향으로 나아가는 것이 일반적이다. 그에 따라서 새로운 리더쉽을 추구하려는 여성농업인들은 그 어느 때보다 회의와 토론에 대해 관심과 중점을 두어야만 한다. 왜냐하면, 민주주의는 “각인의 상호절충의 장” 또는 “상호토론의 장”을 그 특징으로 하고 있기 때문이다.
회의가 능률적이고 원활하게 진행되기 위해서는 회의규칙과 절차 그리고 회의 예절이 지켜져야만 한다. 모든 회의 참석자는 회의에 참여하기 전에 이를 위한 사전 준비에 만전을 기해야만 한다. 이러한 기본적 구성요건을 제대로 갖추었을 때에만 회의는 다양한 의견들이 창출되고 참여자들은 바라는 바의 목적을 달성할 수 있게 될 것이다.
이와 같은 회의 진행법은 훈련에 의해 얻어지는 하나의 기술이며, 결코 선천적으로 타고난 재능은 아니다. 따라서 장차 지도자로서의 리더쉽을 갖추려는 여성농업인들은 무엇보다 먼저 회의와 그 진행에 관한 여러 가지 사안들에 대한 식견부터 갖추어 나가야만 한다.
Ⅱ. 회의의 규칙
1. 회의 규칙의 개념
일반적으로 회의규칙이라 함은 조직의 동일된 의사를 결정하는 방법과 절차에 대해 규정한 것을 의미한다. 즉 회의규칙이란 회의에서 적용하고 따라야 될 제반원칙과 방침을 말한다. 국회, 행정기관, 기업, 단체 등은 물론이고 작은 소모임이라 할지라도 나름대로 회의규칙이 있고, 이를 통해 의사결정이 이루어진다.
현대 민주주의는 크고 작은 회의체계로 구성되었다고 할 수 있을 정도로 회의의 중요성이 부각되고 있다. 따라서 현대의 모든 조직은 의사결정수단으로서 회의가 가지는 중요성을 분명하게 인식해야 할 필요성이 있으며, 특히 조직을 이끌어 가는 리더는 “회의” 그 자체에 대해 깊이 새겨 둘 필요가 있다. 조직이 민주적인 의사결정과 강력한 집행력을 동시에 겸비하기 위해서는 “회의”를 규칙에 따라 공정하게 진행해야 한다.
2. 회의규칙의 장점
회의규칙을 올바로 정립하고, 이를 숙지하며, 반복훈련을 통해 회의규칙이 정착될 수 있도록 하는 것은 조직운영에 있어서 필수적이다. 특히 조직의 임원은 회의규칙에 의거 회의진행을 함으로써 민주적인 의사결정과 효율적인 회의진행이 이루어질 수 있도록 노력해야 한다. 조직위 임원은 회의 규칙을 숙지하고 이를 반복함으로써 지도자가 갖추어야 될 필수 요소에 대한 훈련을 하게 되며, 다음과 같은 이점을 얻을 수 있다.
1) 정보와 지식 : 토론을 통해 폭넓은 정보와 지식을 얻게 된다.
2) 표현력 : 제한된 시간에 자기의 뜻을 효과적으로 남에게 이해시키고 설득시킬 수 있는 능력을 훈련하게 된다.
3) 판단력 : 찬․반 토론 및 표결에서의 자기 표결 참여 결과에 따라 보편적 판단력에 대한 다각적 훈련이 가능하다.
4) 결단력 : 표결 과정에서 재빠른 결정으로 찬․반 어느 쪽이든 참여해야 함으로서 결단력 훈련이 가능해진다.
5) 사업추진력 : 다양한 의안의 심의를 통해 어떤 일을 추진한 때에 필요한 세부 사업을 파악하게 되고 이것은 곧 어떤 큰 일을 진행할 때에 부수적인 세부 업무의 준비를 가능케 한다.
6) 회의진행훈련 : 여러 사람의 다양한 의견을 빠른 시간 내에 가장 효율적인 방법으로 하나의 방향으로 결론짓는 기술을 익히게 된다.
3. 회의의 활용과 효과
1) 회의의 활용
회의란 동일한 목적을 가진 사람들이 한자리에 모여 서로 의견과 정보를 교환함으로써 목적달성을 위한 최선의 결론을 이끌어내는 민주적 과정이다. 회의는 조직의 리더가 계획을 세우거나 지시를 충실히 이해 주지시키거나 통제해야 할 경우에, 그리고 특정한 문제에 대해 관계자간에 조정을 할 경우, 관리기능의 모든 국면에서 전원의 의견을 통합하고 결론에 도달하는데 있어 가장 효과적인 수단이 된다.
더구나 훌륭한 회의는 리더로 하여금 그 구성원들과 대화하게 함으로써 좋은 신뢰 관계 구축에 크게 공헌할 수 있다. 회의는 단순히 의사소통의 자리일 뿐 아니라 참석 구성원이 각각의 의견을 발표하는 과정에서 새로운 생각이나 결론을 만들어내게 하는 힘을 발휘하도록 촉구하는 자리인데, 이것이 바로 회의가 지닌 지적인 측면인 것이다. 그런데 회의는 때로 그러한 지적 측면뿐 아니라 참석 구성원의 감정이나 심리적 태도를 교환하는 자리, 또는 정신적 대립을 해소시키는 자리가 되기도 한다. 그런 점에서 회의는 감정 정리의 자리가 될 수 있겠다. 그리하여 자기 중심적인 사고방식이나 착각에 빠져 있던 구성원들이 회의를 통하여 보다 고차적인 조직목표나 과제를 지향하는 태도나 의욕을 일으키는 일도 나타날 수 있다. 이처럼 정리․통합하는 자리로서의 의미를 회의는 가지고 있는 것이다.
2) 회의의 효과
1) 정보나 지시를 철저하게 이해시킬 수 있다.
2) 의견의 교환능력 통하여 집단의 지식이나 경험을 통합할 수가 있다.
3) 실행의욕이 높아진다.
4) 많은 사람의 지식이나 경험에서 나온 의견에 의하여 보다 좋은 계획을 세울 수 있고 문 제의 해결을 꾀할 수 있다.
5) 많은 사람을 참여시킴으로서 사기를 높이고 귀속의식을 강화할 수 있다.
6) 자기 계발, 상호계발의 기회가 된다.
3) 회의의 3요소
3-1. 의제
1) 회의에 반드시 상정해야 될 성질의 것인가?
2) 회의에 내걸기에 적합한 것인가?
3) 회의에 상정할만한 이유를 가지고 있는가?
4) 문제의 해결에 기여할 수 있는 의제인가? 그러나 리더는 아직 상황이 충분히 무르익지 않는 의제, 문제의식․목표가 공유되어 있지 않은 의제는 시기를 기다려야 한다는 것을 잊어서는 안된다.
3-2. 구성원
1) 의제에 관하여 직접적인 권한․책임을 가지고 있는 사람
2) 의제에 관하여 관련된 지식․경험을 가지고 있는 사람
3) 의제의 결과에 관하여 실시와 관계가 있는 사람
4) 의제에 흥미와 관심을 갖고 있는 사람, 그리고 리더는 “적절한 참가자수”에 관해서도 고려해야 한다.
3-3. 회의리더
1) 리더는 제시된 의제에 대해 식견을 가지고 회의에 임해야 한다.
2) 리더는 참가자의 생각을 존중하고 신뢰감을 존중한다.
3) 리더는 참여와 이해의 분위기를 조성한다.
4) 리더는 질문에 의하여 전원에게 동기부여나 격려를 한다.
5) 리더는결론을 정리, 결정하는 역할을 한다.
3-4. 회의리더의 역할과 의무
A. 리더의 임무
․참가자 전원에게 골고루 발언의 기회를 준다.
․발언의 질을 향상시켜 토의를 원활하게 리드한다.
․토의가 의제에서 이탈되지 않게 항상 유의한다.
․토론은 되도록 구체적이며 실제적인 것으로 한다.
․적당한 중간요약을 실시한다.
․의제에 충실한 토의가 진행되도록 한다.
․최종의 결론을 명확히 한다.
B. 리더가 해서는 안될 일
․회의참가자의 사고를 지배하려 하는 것
․자기 혼자만이 너무 많이 발언하는 것
․논쟁에 개입하는 것
․신뢰를 잃는 언동을 함부로 하는 것
․보기 흉한 버릇을 보이는 것
C. 리더의 자질
․Head(자질) ․Hand(기능)
․Heart(태도) ․Health(건강)
․Honor(명예) ․Humor(익살)
․Humanity(인간성) ․Humbleness(겸손)
Ⅲ. 회의의 원칙과 진행방법
1. 회의의 원칙
1-1. 회의에서의 구성원의 권리
1) 동의 제출권 : 동의를 제출할 수 있는 권리
2) 토론 발언권 : 안건에 대해 의견을 발언할 수 있는 권리
3) 결정 참여권 : 의사결정을 위한 표결에 참여할 수 있는 권리. 경우에 따라 회의에 참석해서 발언할 수 있는 권리는 부여되지만, 결정 참여권이 없는 구성원이 있을 수 있다.
1-2. 회의에 사용되는 용어의 정의
1) 개회 : 회의의 시작
2) 폐회 : 회의의 종료
3) 휴게 : 회의 도중 잠깐 쉬는 것
4) 정회 : 휴게하기 위한 회의의 일시 정지
5) 속개 : 정회를 끝내고 다시 개의하는 것
6) 유회 : 회의가 공식적으로 성립하지 못하는 것
7) 동의 : 자기의 의견을 어떤 일정한 형식에 의거 회의에 제의하는 것
8) 재청 : 동의의 제안자 의외의 또 다른 찬성자
9) 부의 : 동의를 검토,수정,보완하여 의안으로 채택하는 것
10)의안 : 회의에서 심의되어야 할 안건
11)의사통칙: 그때 그때의 운영에 관해 의결로서 정해 놓은 회의 규칙
1-3. 회의에서 지켜야 할 원칙
1) 발언자유의 원칙 : 회의 구성원은 누구도 자유롭게 발언할 수 있다.
(1) 민주주의는 비판, 토론, 반대의 자유를 가진다.
(2) 발언 횟수와 시간은 제한을 받으며 의장의 발언허가가 있어야 한다.
(3) 발언권은 찬․반 의견이 교대로 발표되도록 부여되어야 한다.
(4) 회의 리더는 발언하고자 하는 구성원에게 찬․반 중 어느 편인가를 물어, 직전 발언내용에 반대되는 내용의 발언 신청자에게 발언권을 부여한다.
2) 정족수의 원칙 : 회의가 공식적으로 성립외고 의결하기 위해서는 반드시 일정 수가 참석해야 한다.
(1) 의사 정족수 : 회의 개회(성립)에 필요한 최소의 참여수
① 회의 도중 참석자수의 변동이 발생할 수 있으므로, 의장은 표결에 들어가기 전에 반드시 의사 정족수를 확인하고 이를 참석자들에게 주지시켜야 한다.
(2) 의결 정족수 : 공식적인 의결을 하는데 필요한 최소의 참여수
① 정족수 미달인 경우에도 의결 가능한 사항:
폐회 결정, 휴게(정회) 결정, 차기 회의의 일시와 장소 결정
② 회의도중 정족수 미달인 경우
정족수 미달 획인 이전의 의결은 합법적인 것으로 인정되며, 이후부터는 정족수 미달인 경우에도 다룰 수 있는 사항만을 다루어야 한다.
3) 일사부재의의 원칙 : 회의의 규칙과 올바른 절차에 따라 정당하게 결정된 문제는 절차상의 과오가 없는 한 그 회의 중에 다시 의제로 상정하지 않는다.
4) 회의불계속의 원칙 : 의사일정에 올라 있었지만 시간이 없거나 어떤 부득이한 사정으로 회의를 중도에서 폐회함으로서 미처 심의하지 못한 의안들은 어떤 특별한 조치를 취하지 않는 한 이 회의의 폐회와 함께 모두 폐기된다.
5) 한 번에 한 사람씩 발언하는 원칙 : 회의에서는 타인의 발언하고 있는 중이라면 발언할 수 없으며, 부득이 발언하여야 할 경우 기존의 발언자는 중단하고 앉아야 한다.
6) 의장은 공정해야 한다는 원칙 : 의장은 회의 진행 책임자일뿐 편파적이어서는 안 된다.
7) 평등보장의 원칙 : 회의에서는 누구나 똑같은 권리와 의무를 가진다. 모든 구성원은 1인 1표의 표결권과 기타 모든 권리를 똑같이 향유한다.
8) 소수인의 의견을 존중하는 원칙 : 소수파의 의견을 공정한 입장에서 존중함으로써 다수결의 원칙이 보다 합리적일 수 있도록 해야 한다.
9) 인격 존중의 원칙 : 회의에서는 어떠한 경우라도 타인에 대한 폭력, 욕설, 비방, 인신공격 등은 인정되지 않는다.
2. 회의의 준비
2-1. 회의 개최의 검토
1) 그 문제를 자기 책임 권한 범위 안에서 처리할 수 있는가?
(1) 자기 혼자 처리할 수 있는가?
(2) 상사와의 상담이 필요한가?
(3) 참모(스탭)들과 상담할 필요는 없는가?
(4) 부하에게 맡길 수는 없는가?
(5) 같은 부문의 다른 사람들이나 다른 부문의 사람들과의 연락은 필요한가?
2) 그 문제를 다른 방법으로 처리할 수는 없는가?
(1) 문서 연락으로 끝낼 수 없는가?
(2) 전화나 팩시밀리로 끝낼 수 없는가?
(3) 개인적인 대화로 끝낼 수는 없는가?
(4) 기록이나 보고서를 제출하거나 읽게 해도 되는가?
3) 그 문제 처리의 의의와 목적은 분명한가?
4) 회의에 상정하는 경우 일반적 기준에 맞는 것일까?
(1) 많은 사람들이 관계되는가?
(2) 많은 사람의 지식, 경험, 협력이 필요한가?
(3) 많은 사람에게 알릴 필요가 있는가?
(4) 규칙이나 관행에 따라 회의에 상정토록 되어 있는가?
(5) 많은 방면과 분야의 문제를 동시에 해결할 필요성이 있는가?
2-2. 회의의 추진 계획
1) 회의의 전개방법은 어떻게 해야 하는가?
2) 의견의 도출을 위한 질문법 활용은?
3) 회의를 진행할 때 어떤 점을 분명히 해야 하는가?
4) 정보와 데이터 등, 미리 준비해 둘 것은 무엇인가?
5) 회의 소요시간은 얼마나 필요한가?
6) 상사의 의견이나 생각을 사전에 체크해 둔다.
2-3. 회의의 준비
1) 회의리더는 필요한 자료와 데이터를 정비하여 구성원에게 통지한다.
(1) 설명을 위해 필요한 자료, 실물, 사진, 그림 등의 데이터를 충분히 갖추어 둔다.
(2) 각자에게 배포할 자료를 인원수에 따라 충분히 준비하고 가능하다면 미리 배포하여 읽어두도록 당부해 둔다.
(3) 참석자들에게는 미리 개최일, 시각, 장소 등을 연락하고 철저히 주지시켜 둔다.
(4) 필요에 따라 자료, 노트, 필기도구 등을 지참하도록 전달해 둔다.
(5) 의제에 대해 사전에 생각해 보고 참석하도록 주지시켜 둔다.
2) 회의장 : 회의를 회의장의 환경에 따라 많은 영향을 받게 되므로 아래 사항에 유의하여 회의장을 마련하는 것이 필요하다.
(1) 장소 : 참석자수에 마련하는 것이 필요하다.
(2) 좌석의 배치 : 가능한 한 회의장에 집중식으로 배치한다.
(3) 채광과 환기상태 : 실내온도, 공기유통 등을 고려한다.
(4) 회의 설비의 준비와 배치 : 의사봉, 의사일정, 필기도구, 회의자료 등
(5) 전원이 대화하기 쉽고 듣고 보기 쉽고 침착하게 토의에 집중할 수 있도록 한다.
(6) 출입이나 기타 실내 동작이 토의를 방해하지 않도록 레이아웃에 둔다. 의자, 테이블, 음향기기, 환경 등을 정비해둔다.
3. 회의의 진행순서
3-1. 회의(會議)와 의사(議事)
얼핏 회의와 의사는 같은 내용이다. 그에 따라 회의는 의사를 포함할 수도 있고 반대로 의사가 회의를 포함할 수도 있다. 그러나 엄격히 말하면 회의는 의사를 포함하는 포괄적인 개념이고, 의사는 회의 중에 내포되는 요소적인 개념이란 점에서 구분되고 있다.
3-2. 회의의 진행순서
1. 개회선언
의장은 개회 전에 미리 회의장에 나와 개최 예정 시각에 의사 정족수가 되면 곧 개회를 선언한다. 그러나 구성원이 의사정족수에 미달될 경우에는 개회를 연기하고, 이것이 장시간 지속되는 경우에는 유회를 선언한다.
1) 의사정족수 : 회의가 성립하기 위한 최소한의 참석회원수로서, 통상 회원의 과반수를 지칭한다.
2) 의결정족수 : 회의의 의결이 유효하기 위한 즉, 가결되기 위한 최소한의 참석 회원수를 지칭한다
(1) 일반정족수 : 재적회원 과반수의 출석과 출석회원 과반수의 찬성으로 의결한다. 가부동수인 경우는 통상 부결된 것으로 본다.
(2) 특별정족수 : 재적회원 과반수의 출석과 출석회원 3분의 2 이상의(또는 3/4이상 등) 찬성으로 의결한다. 또는 총회원 3분의 2 이상의 찬성으로 의결한다.
2. 국민의례
3. 단체의례(강령낭독 등)
4. 의장인사
5. 전 회의록 승인
6. 사항보고
임원보고, 재정보고, 상임위원회보고, 특별위원회보고, 특별일정보고
7. 의안제출 및 심의
(1) 의안제출, (2) 제안이유 설명, (3) 토론, (4) 의결
8. 폐회선언
Ⅳ. 의사진행의 방법
1. 의사일정
의사일정이란 개회의 일시와 회의의 안건 및 순서를 말한다. 의장은 의사일정을 미리 정하여 회원에게 통지하는 것이 바람직하다. 구성원은 의장에게 예고하지 않은 의안도 회의 중에 동의로써 제출할 수 있다. 의사 일정대로 회의가 진행하고 있지 않으면, 참석자가 발언 중이더라도 의사일정 이의 동의를 제출하여 의사일정대로 회의가 진행되도록 하여야 한다. 그리고 의사일정을 변경하여 회의를 진행하고자 한다면, 의사일정 변경동의를 제출하여 참석자 3분의 2 이상의 찬성으로 가결되어야 한다.
2. 의사진행 과정
1) 의제의 도입
(1) 회의장의 분위기를 부드럽고 친숙하게 하도록 한다.
(2) 회의의 목적을 이해시키고 진행방향을 제시한다.
(3) 의안을 제출하여 의제를 채택하고 제안이유에 대해 설명을 듣는다.
(4) 의제에 대한 여러 가지 사정을 설명하고 그에 따른 정보를 전달한다.
(5) 의제에 대한 질문을 받는다.
2) 의견의 전개
(1) 회의의 목적에 맞는 토론을 진행시킨다. 즉 의제에 대한 의견을 발표․교환하며 필요에 따라 질문을 한다.
(2) 토론내용을 구체적으로 정리하여 제시한다.
(3) 회의의 주제를 벗어나거나 개인적인 의견을 고집하여서는 안된다.
(4) 참석자 전원이 주제를 중심으로 토론될 수 있도록 노력한다.
3) 결론의 유도
(1) 도입된 의제에 대하여 충분한 의견의 전개가 있은 후 결론을 유도하여야 한다.
4) 총괄 종합
(1) 의사진행의 전 과정을 정리하고 결정된 방향을 참석자 모두에게 확인시켜준다.
(2) 결정된 사항을 실행하기 위하여 실행책임자 및 실행계획을 결정한다.
(3) 해결되지 못한 부분에 대해서는 그 처리방법을 정리해 둔다.
(4) 참가자 전원에게 감사의 인사를 나눈다.
3. 의사진행의 기본수칙
1) 의사진행의 기본수칙
(1) 소수의견을 존중한다.
(2) 자신의 의견을 지나치게 강조하지 않는다.
(3) 질문을 존중한다.
(4) 의장의 진행에 따른다.
(5) 시간을 엄수한다.
(6) 표결은 부드럽게 한다.
2) 바람직하지 못한 참석자의 형태
바람직하지 못한 회의 참석자의 형태를 분류해 보면, ① 자기중심형(자부형), ② 타인의존형,
③ 적대형, ④ 피해망상형을 들 수가 있다.
3) 회의의 금구사항(禁句事項)
회의에서는 다음과 같은 발언은 삼가야만 원만한 회의를 이룰 수 있다. 특히 ① “잘 모르겠으니 적당히 결정하십시오”라는 말로써 회의를 경시하는 사람은 아예 회의에 출석하지 않는 것이 바람직하다. ② “그런 것도 모르십니까?”라는 말로써 아는 체하는 사람은 결코 남에게 좋은 인상을 줄 수가 없는 법이다. ③ “결정사항을 납득할 수 없으니 나름대로 하겠습니다”라고 고함치는 사람은 그런 결정을 내린 회의가 회의리더 혼자서 행한 것이 아니라는 것을 명심해야만 한다. ④ “A씨, 어떻게 생각해?”라는 식으로 남의 호칭을 마구 부르고 반말을 하는 일은 회의 예의상 서로 피해야 할 것이다. ⑤ “그건 틀렸어요”라고 남의 발언을 무안하게 하는 어투도 피해야만 하며, ⑥ “알아서 그냥 하십시오”라고 자신은 별로 중요치 않다는 식의 행동도 바람직하지는 않다.
4. 토론
토론이란 상정된 의안을 심의, 처리하는 과정에서 타인을 설득시킬 목적으로 해당 의안에 대한 자신의 견해를 밝히는 것이다.
1) 토론의 목적
(1) 의안으로 상정한 이유에 대해 질의를 하게 함으로써 이해를 깊게 하고
(2) 회원 각자의 의견을 발표하게 하며
(3) 상호간의 의견을 분석 비교하고
(4) 좋은 의견으로 수정, 정리, 통합하게 하여서
(5) 제일 좋은 의견을 전체의 의사로 결정하기 쉽게 하도록 하는데 있다.
2) 토론시 발언 요령
(1) 발언권을 읽을 것
(2) 타인의 발언 중에서 삼갈 것
(3) 의장의 발언제안에 따를 것
(4) 의제의 범위를 벗어나지 않도록 할 것
(5) 발언은 의장에서 할 것
(6) 타인의 발언 내용에 유의할 것
(7) 메모를 이용할 것
(8) 의제에 대해 연구할 것
(9) 감정에 흐르지 않도록 할 것
(10) 경어를 쓰고 타인에 대한 폭력, 욕설, 비방, 인신공격은 하지 말 것
5. 표결과 그 발표
1) 표결의 의미
의안에 대한 토론이 끝나면 회의의 전체의사를 결정하기 위해 표결에 들어가게 된다. 표결은 회원이 회의의 의제에 대하여 찬성과 반대의 의사를 표시하고 그 수효를 집계하여 가부를 결정하는 유일한 방법이며 절차이다.
2) 표결의 방법
(1) 만장일치에 의한 표결 : 제출된 의안에 대해 이의가 제기되지 않을 때 의장은 이를 전 반적 동의 혹은 암묵적 동의로 해석하여 의안통과를 선포할 수 있다.
(2) 점호에 의한 표결 : 참석자가 의장의 호명에 따라 “예”라고 대답하면 찬성, “아니오”라 고 대답하면 기권으로 처리된다.
(3) 행동에 의한 표결 : 거수 혹은 기립에 의한 방법이 있으며, 아무런 행동을 취하지 않을 경우 기권으로 처리된다.
(4) 투표에 의한 표결 : 기명 혹은 무기명투표에 의한 방법이 있으며, 배부된 투표용지 양식에 맞추어 찬성 혹은 반대를 표시할 수 있다. 무기명투표는 비밀을 지킬 수 있는 장점이 있고 기명투표는 가부의 표결을 기록에 남겨 그 책임을 명백히 할 수 있는 장점이 있다. 임원선거에서는 무기명투표가 주로 쓰인다. 투표에 참석하지 않으면 기권으로 처리되며, 정해진 기표양식에 어긋날 경우 무효표로 처리된다.
3) 표결 절차
(1) 한 개의 의안심의에 있어 복수의 의견이 제출되어 이를 표결 처리하고자 할 때 맨 나중에 상정된 의견부터 표결 처리한다. (재개의안 - 개의안 - 원안)
(2) 찬반 표결인 경우 찬성을 먼저 묻고 다음 반대를 묻는다.
(3) 가부동수인 경우 의장이 결정권을 가진다.
4) 득표수의 계산
(1) 의장은 표결 전에 반드시 가결에 필요한 표수를 확인하여야 한다.
① 의사정족수 확인 : 회의(표결)성립 여부
② 의결정족수 확인 : 표결결과 승인 여부
(2) 회의 도중 구성원의 이탈로 참석자수의 변동이 발생할 수 있으므로, 의장은 표결 전에 반드시 의사정족수와 의결 정족수를 확인하고, 이를 참석자에게 주지시켜야 한다.
5) 의사봉
(1) 의사봉의 필요성
회의의 한 단계 한 단계가 끝날 때마다, 의사봉을 두드려서 그 결정사항과 표결결과를 참석자들에게 확실하게 널리 알림으로써 회의의 원만한 진행을 도모한다.
(2) 의사봉은 개회, 폐회, 휴게, 정회, 속개, 의안의 상정, 의안의 결정의 시기에 사용한다.
(3) 타봉횟수: 일반적으로 3회를 타봉한다.
6. 의장의 역할
6) 의장의 임무
(1) 예정된 시간에 개회를 선언한다.
(2) 회의의 질서를 유지한다.
(3) 순서 있게 의사를 진행하도록 한다.
(4) 적절한 시기에 표결하도록 한다.
(5) 표결결과도 큰 소리로 분명히 발표한다.
2) 의장의 태도
(1) 의장으로서의 품위를 유지한다.
(2) 성실하게 직무를 수행한다
(3) 회원들의 인격을 존중해야 한다.
(4) 인내심을 가지고 온화하게 회의를 진행해야 한다.
(5) 공정심을 가지고 절대적인 회원들의 신임을 획득해야 한다.
(6) 적당한 유모어로 긴장된 분위기를 조절하고 상호간의 화합을 도모해야 한다.
(7) 친절한 태도로 회원들을 격려하여 적극적으로 토론에 참여하도록 유도한다.
3) 회의중 의장의 역할
(1) 개회의 선언
(2) 정족수 확인
(3) 발언 질서유지
(4) 발언 내용의 조정(요약, 보충, 결말)
(5) 제청 유무 확인
(6) 질의와 반대 의견의 구분, 제지
(7) 발언권유
(8) 불편부당한 위치
(9) 의제의 초점파악
(10) 가부동수 결정권
(11) 폐회선언
4) 의장의 직권
(1) 부당한 제안의 거부 : 회의의 목적에 반하거나, 정관이나 국법에 위배되는 의견에 대해서는 거부할 수 없다.
(2) 발언의 중지 : 의안에 벗어난 발언의 경우나 질서를 어지럽히는 발언, 발언권 없이 하는 발언은 이를 중지시킬 권한이 있으며, 또한 질서가 어지러운 경우에는 이를 다시 바로 잡을 때까지 발언을 중단시킬 수 있다.
(3) 방해자의 퇴장 : 회의 진행에 현저한 방해 활동을 하는 자는 다른 참석자의 원만한 회의 진행을 하기 위해 퇴장시킬 수 있다.
Ⅴ. 의사진행법의 기본개념
1. 발언
1) 발언의 신청
(1) 발언하고 싶은 회원은 “의장!”하고 발언을 신청한다.
(2) 의장은 특별한 사정이 없는 한 발언희망자에게 “A회원, 발언해 주십시오”라고 발언을 허가한다.
(3) 발언권을 얻은 사람은 일어서서 자기가 발표하고자 하는 의견을 발표한다.
(4) 발언자가 발언을 마치면 다음 희망자가 같은 방법으로 다시 발언을 신청해야만 한다. 그러나 앞의 발언자의 발언이 채 끝내지 않았는데도 손을 들거나 일어서서 발언하는 행위는 삼가야만 한다.
2) 발언에 대한 의장의 역할
(1) 발언권을 얻지 않고 발언하려는 사람보다, 비록 발언신청은 늦게 했더라도 발언 희망자가 정식으로 요구를 하였다면 그 사람에게 발언권을 주어야 한다.
(2) 앞의 발언이 끝나지 않았는데도 손을 들고 일어서서 발언하는 사람에게는 발언권을 주지 않아도 무방하다.
(3) 두 사람 이상의 발언 요구자가 동시에 요구할 때에는 보다 적게 발언을 한 사람에게 먼저 발언권을 준다.
(4) 찬성 발언이 계속되고 있을 때에는 반대발언을 하려는 사람에게, 그리고 반대발언이 계속되고 있을 때에는 찬성발언을 하려는 사람에게 먼저 발언권을 준다.
(5) 발언 중인 사람에게 발언을 방해하는 사람이 있으면, “발언중”이라고하여 그 사람을 제지하여야 한다.
(6) 의장은 의사진행상 필요하다고 인정할 때에는 발언 도중이라도 발언에 대한 주의를 주거나 발언을 중지시킬 수 있다.
3) 발언을 하는 방법
(1) 자신이 생각하는 의견을 낸다. (2) 반대를 위한 반대의견은 금물이다.
(3) 찬성인지 반대인지를 확실히 한다. (4) 반대의견은 이유를 분명히 하여야 한다.
(5) 자아 도취적인 의견은 금물이다.
4) 의견을 듣는 방법
발언자의 의견을 듣는 방법은 대략 다음 4가지이다. ① 진지하게 듣는다. ② 요약해서 듣는다. ③ 메모하면서 듣는다. ④ 단점에 대한 대책도 제시한다. 이 경우에는 특히 발언자가 사실(A는 B이다), 추론(A는 B이니까 C임에 틀림없다), 평가(좋다. 나쁘다 / 맞다. 틀린다), 제안(A는 B하는 것이 어떻습니까?), 주장(A는 B이어야 한다) 가운데서 무엇을 말하는지를 잘 구별해서 들어야만 한다. 그리고 회의의 구성원들은 무엇보다 발언자를 격려하면서 그 의견을 듣는다는 자세를 견지해야만 할 것이다.
5) 발언시 주의사항
(1) 자신의 주장을 정확히 전달한다. (2) 증거를 제시하고, 요지를 정리한다.
(3) 효과를 표시한다. (4) 단점에 대한 대책도 제시한다.
(5) 예상되는 반론에 대해서도 언급해 둔다. (6) 회의의 주제에서 벗어나지 않도록 한다.
(7) 서투른 발언이 되지 않도록 한다. 특히 목소리가 너무 작지 않거나, 발언이 시종일관하지 못한 경우, 그리고 혼자만의 익살을 부리거나 추상적인 표현은 삼가야만 한다.
(8) 언어를 사용할 때 주의한다. 특히 어휘선택에 주의하며, 상대방을 곤궁에 빠뜨리는 말은 피한다. 또 끝말은 좋게 하며, 가끔 유머를 섞는 것이 좋다.
2. 동의
1) 동의의 의의
동의는 회의에서 예정되어 있던 의안 이외의 사항을 의제로 하기 위해 회원들로부터 제출되는 발의(發議)를 지칭한다. 이는 곧 회의의 목적을 명확히 하고 회의의 절차를 완수하기 위해 회원들로부터 제출되는 제안(提案)을 의미한다. 그런 점에서 동의는 잡다한 의견 중에서 하나의 방향을 명시하는 것으로서, 어떠한 행동을 취할 것을 스스로 구상하여 다른 사람에게 이에 따르도록 권유하려는 주장을 말한다. 특히 동의는 “~를 하자”며 어떤 행동을 취할 것을 다른 회원에게 주장한다는 점에서, 단순히 “~라고 생각한다”는 것과 구별된다.
회의는 시작부터 끝날 때까지 무수히 많은 동의를 통하여 진행된다. 그러므로 “회의는 동의로써 움직인다”라고 말해도 이는 결코 과언이 아니다. 그 때문에 아무리 훌륭한 의장을 모셔왔다고 하더라도 회의 구성원들이 적당한 동의를 제출하지 않는다면 회의의 진행은 정지되지 않을 수 없는 법이다. 이처럼 동의는 회의의 목적을 부여하고 회의의 교통정리의 구실을 완수하며, 개인이나 부재자 또는 다수자의 권리를 보고하고 나아가 회의 자체를 보호하는 역할을 담당한다.
2) 동의의 분류
(1) 본동의(원안)
어떤 문제를 제출하는 가장 근본이 되는 동의이다. 이 동의는 제일 우선성이 없는 동의로서 수정될 수 있으며, 그에 따라 보조동의나 임시동의가 나오게 된다.
(2) 보조동의(수정동의)
본동의가 상정되어 있을 때 그 동의에 관해서 수정 및 새로운 조치를 취하기 위해 제출되는 동의이다. 보조동의는 본동의보다 우선적으로 처리하여야 한다.
(3) 임시동의(부대동의)
의제의 순서와 절차에 관한 것으로서 회의 중 다른 동의가 존재하고 있을 때, 우연히 일어난 사항에서 발생하는 동의이다. 임시동의가 제출되면 다른 의제는 진행시키지 말고 즉시 처리하여야 한다.
(4) 우선동의(긴급동의)
다른 동의에 구애받지 아니하고 독립적으로 제출할 수 있는 참가자의 권리에 관한 동의이다. 일반적으로 회의가 의사규칙에 위반되고 있는 것을 지적하는 의사진행에 관한 동의가 많으며, 특히 긴급을 요하는 의제를 제안하는 경우에 사용된다.
(5) 잡동의
위의 네 종류의 동의에 속하지 않는 동의로서 일단 가결된 의안을 재심의하자는 번안 동의가 이에 속한다.
3) 동의의 성립
(1) 동의의 성립
의장으로부터 발언권을 얻은 발언자는 “나는 ~할 것을 동의합니다”라고 동의를 제출한다. 동의는 오해와 혼란을 막기 위하여 반드시 긍정형으로 하여야 한다.
(2) 동의의 성립
의장은 동의를 받아 “지금 ~와 같은 동의가 제출되었습니다. 이 동의에 찬성․지지(재청)하시는 분, 계십니까?” 라고 묻는다. 참가자 중에 1명 이상이 “찬성(재청)있습니다”라고 하면 동의가 성립한다. 그러나 아무런 응답이 없으면 동의는 즉시 취소되어 성립하지 못한다.
(3) 동의의 철회
동의의 제안자가 동의 중 취하(취소)하고자 할 때에는 “~에 대한 동의를 철회하고자 하니 허가해 주시기 바랍니다”라고 하고 의장은 재청자의 의견을 물어 재청, 토론 없이 동의를 철회한다. 만약 반대의견이 있으면 과반수로 결정한다.
(4) 동의의 성립과 동의의 결정
동의가 제출되고 찬성 지지자가 있으면 동의가 성립되었지만 아직 동의사항이 결정된 것은 아니므로 반드시 토의를 거친 후에 가결되어야만 결정이 이뤄진다.
4) 동의의 종류와 의미
(1) 다음 회의의 의결동의
다음 번 회의의 개최여부 및 일시와 장소를 결정하는 동의이다. 의장은 폐회하기 전에 직권으로 또는 제출을 받아 참석자들에게 다음 번 회의의 개최 여부를 물을 수 있다. 이 동의는 재청이 필요하며 과반수의 찬성으로 결정하나 정족수가 되지 아니하여도 결의할 수 있다.
(2) 폐회 동의와 휴회 동의
폐회 동의는 회의를 끝내자는 동의이고 휴회(정회)동의는 회의를 일시 중지하자는 동의이다. 이 동의는 재청이 필요하며 과반수의 찬성으로 결정하지만, 정족수가 되지 않아도 결의할 수 있다. 특히 식사를 위해 또는 투표결과를 기다리는 동안과 같은 단시간의 휴회동의는 긴급동의로 제안하여야 한다. 휴회 시간이 끝나면 의장은 회의 속개를 선언하고 휴회전에 처리하지 않은 의제를 재개해야 한다.
(3) 수정동의
원동의에 대해 수정을 하자는 동의이다. 수정동의는 원동의가 토론 중이어야 하고 원동의와 같은 문제에 대한 것이어야 한다. 원동의와 같은 성질의 것인지 여부는 의장이 판단한다. 수정의 방법으로는 일부의 삭제, 일부의 추가. 일부의 변경이 있을 수 있다. 수정동의는 재청이 필요하며 토론의 대상이 되고 과반수의 찬성으로 결정한다.
(4) 긴급동의
회의에서 일어나는 긴급한 문제를 처리하기 위하여 제출되는 동의이다. 회의장 혼란시의 질서회복, 문서의 부정변경, 의사진행 규칙위반 등 회의의 명예, 권위, 안전에 영향을 미치는 긴급문제를 최우선적으로 처리하기 위한 동의이다. 긴급동의는 재청이나 토론을 거칠 필요가 없으며, 의장은 그 권한으로서 이를 표결에 부칠 수 있다.
(5) 의사일정 변경동의
의사일정을 바꾸어 회의를 진행시키자고 할 때 제출되는 동의이다. 의사일정 변경동의는 다른 참석자의 발언 중에도 제출할 수 있으나 참석자 3분의 2이상의 찬성을 얻어야 한다.
(6) 의사진행 이의동의
의사진행이 규칙대로 되지 아니하거나 또는 그릇된 조치를 취한 경우에 그것을 바로잡기 위하여 제출되는 동의이다. 참석자가 “의사진행에 이의 있습니다” 또는 “의장, 규칙입니다” 라고 발언하면, 의장은 우선적으로 그 발언자에게 “이의를 말씀해 주십시오”또는 “규칙을 말씀해 주십시오”라고 발언을 허락하는 것이 일반적이다. 이 때 의장은 그 이의가 정당한지를 결정할 권한이 있다.
(7) 의장결정 이의동의
참석자가 승인하지 않은 것을 의장이 독단적으로 결정한데 대하여 이의를 제기하는 동의이다. 의장은 표결에 부쳐서 가결되면 결정된 것이고 부결되면 폐기된 것으로 처리하여야 한다. 의장은 표결에 참석할 수 없으며 가부동수인 경우, 이는 가결된 것으로 보야야 한다. 이 동의는 다른 참석자의 발언 중에도 제출할 수 있다.
(8) 심의반대동의
원동의 및 긴급동의가 토의에 들어가기 전에 심의를 반대하는 동의이다. 참석자 2/3이상의 찬성을 필요로 하며, 다른 참석자의 발언 중에도 제출할 수 있다.
(9) 심의연기동의와 재상정동의
지금 심의되고 있는 원동의에 대하여 좀 더 충분히 생각해볼 시간을 부여하기 위하여 일정한 일시까지 또는 무기한으로 심의를 연기하자는 동의이다.
(10) 토론종결 동의와 토론제한 동의
지금 심의되고 있는 동의에 대한 토론을 종결하고 곧 표결에 붙이자고 요구하거나(토론 종결동의), 토론의 시간이나 발언자의 인원수 등에 대하여 제한을 가하자(토론제한동의)는 동의이다. 이 동의는 재청을 필요로 하나 토론과 수정을 하지 못하며 참석자 2/3이상의 찬성이 있어야 가결된다.
(11) 인준동의
회장등이 회(會)의 이름으로 권한 이외의 일을 하였을 때 총회가 그 일을 추후에 승인해 주는 동의이다.
3. 질 문
1) 질문을 할 때의 유의사항
(1) 한 번에 한가지 질문만 하여야 하며, 동시에 두 가지 이상의 질문을 하지 않는다.
(2) 질문은 간단하고 명료하게 해야하며, ‘왜’, ‘어떻게’를 물어 상대방의 사고를 촉진시키는 것이 효과적이다.
(3) 같은 질문을 두 번 이상 반복하지 아니한다.
(4) 시간을 놓치지 않는다.
(5) 방향을 정확히 하며, 유도심문을 하지 않는다.
(6) 회의의 주제에서 벗어나지 않는다.
(7) 상대방의 기분을 상하지 않도록, 감정적인 질문은 피한다.
2) 의장의 질문
(1) 질문의 내용에 따른 분류
㉠ 사실질문 ㉡ 의견질문(사고촉진질문)
㉢ 회답강요질문(유도질문) ㉣ 과제지향질문
(2) 질문의 대상자에 따른 분류
㉠ 전반질문 : 의장이 “~에 대하여 여러분의 의견은 어떠하십니까?", “~에 대하여 의견이 있으신 분은 말씀해 주십시오”, “지금 제의하신 의견과 다른 의견을 가지신 분은 없으십니까?”와 같이, 참석자 전원에게 던지는 질문이다.
㉡ 지명질문 : 답할 사람을 지명하여 그에게 던지는 질문이다. 이는 자기의 의견을 잘 말하지 않는 회원, 사안에 대해 전문적 지식이나 경험을 가진 회원에게 의견이나 정보를 발표할 수 있도록 하는 데 효과적이다.
㉢ 릴레이 질문 : 의장이 토의 분위기를 조성하기 위해 어느 회원에게서 나온 의견을 다른 참석자에게 릴레이식으로 던지는 질문이다.
㉣ 반전질문(反戰質問) : 의장이 구성원으로부터 질문을 받았을 때 그에 답하는 대신에 그 문제를 반대로 질문자에게 되짚어 던지는 경우이다. 특히 의장을 난처하게 만드는 질문에 대한 답변방식으로서 “역시 좋은 질문입니다. 그렇다면 질문자께서는 그 문제에 대해 어떻게 생각하십니까?”라고 질문으로 답변하는 그것이 바로 이 방법이다.
3) 답변시의 유의사항
(1) 정성껏 진지하게 당당하게 답변한다.
(2) 질문의 내용에 맞게 답변한다. 회피하거나 누락이 없도록 답변한다.
(3) 질문자를 무시하지 않고 답변한다.
(4) 질문도중에 답변하지 아니한다.
(5) 알기 쉽고 납득하기 쉽게 답변한다.
Ⅵ. 존경받는 회의 리더가 되려면
회의 리더가 회의를 통해 결론을 이끌어 갈 때에는 참가자 전원이 참여할 수 있도록 질문을 활용하지 않으면 안된다. 특히 토의를 결론으로 원만하게 이끌어 가려면, 리더는 참석자들이 문제의 핵심에 눈을 돌리게 하고, 불필요한 부분을 배제하며 탈선을 방지하는데 힘을 쏟아야만 한다. 또한 개인적인 감정에 치우치지 않게 하며, 토의의 진행에 대해 때때로 요약하거나 통합하여 설명하는 수고를 아끼지 않아야만 한다. 그리고 구성원들의 의견이나 생각, 경험 등을 참가자 전원이 함께 평가하도록 하면서, 결론을 서둘지 않고 진의를 이끌어 내도록 해야만 할 것이다.
또한 리더는 회의의 목적을 확인하면서, 참가자가 자주적으로 상호 평가할 수 있도록 이끌어 가야만 한다. 특히 토의를 마무리 지을 때 리더는 토의의 과정을 요약하고 확인하는 절차를 거쳐야 하며, 그를 바탕으로 결론을 재구성하고 요점을 강조하여 구성원들로 하여금 실행의욕을 갖게 하여야만 한다. 이렇게 얻어진 결론에 관해서는 모든 사람이 납득하고 참여의 만족감과 실행의욕이 우러나오게 된다면 그 회의는 성공했다고 할 수 있겠다.
그러나 어떠한 것이든 회의에는 평가와 반성이 따르기 마련이다. 무엇보다 리더는 그 회의 운영에 대해 반성하면서, 결정방법에 대해 고뇌에 찬 평가를 내리지 않으면 발전이 없는 법이다. 리더는 회의가 화제만 산발적으로 나왔을 뿐 깊이가 없었다거나 소수의 사람들이 화제를 독점했다는 등의 비판을 겸허히 수용하면서, 팀 전원의 이해와 동의 아래 원만히 이루어지는 결정에 대해 들어야만 할 것이다. 특히 “마음을 편하게 유쾌하게 진행되었다”는 평가보다, 성과도 있었고 보람도 있어 전 구성원이 마음으로부터 열심히 참여했다는 응답이 유도될 수 있도록 노력해야만 할 것이다,
그러나 모두가 하나가 되어 어떤 것을 만들어 낸다는 것 따위에는 관심이 없었거나, 좋은 일에는 서로 찬동했지만 곧은 일이나 분명하지 않은 일에 대해서는 토의하지 않은 회의는 반성이 따르기 마련이다. 더구나 비건설적으로 보이는 발언이나 태도가 있었거나, 자신들이 하고 있는 일 가운데서 무엇을 어떻게 개선해야 할 것인가를 끊임없이 반성하지 못한 회의에는 여운이 남기 마련이다. 그러므로 리더는 항상 상황에 따라 회의를 운영할 수 있는 노하우를 갖추어야 할 것이다. 그는 내성적인 참가자가 있어서 참가자들의 발언이 저조할 경우에도 모두에게 흥미 있는 화제를 제공하고, 사례와 비유를 인용하면서 흥미와 관심을 불러 일으켜야만 할 것이다.
그러나 구성원이 탈선했거나 의견이 충분히 나오지 않을 경우에도 리더는 문제를 보다 더 깊이 파헤칠 것을 요구하면서 다시 불분명한 점을 지적해야만 할 것이다. 심지어 회의에서 분규가 생길 경우, 잠시 방치해 두었다가 시선을 보내어 컨트롤을 시도해야만 한다. 특히 참가자 가운데서 영향력 있는 사람에게 질문을 던져 쟁점이 된 내용을 조정할 수 있는 발언을 하도록 유도함으로써 그 문제를 다른 관점에서 문제를 생각하도록 하는 방법도 선택할 수 있다. 그 밖에 회의 이외의 일 때문에 참가자들이 동요하거나 토의에 열이 식었을 경우, 이를 회의의 지도에 역이용하여 토의의 분위기를 조성하는 역할을 담당해야만 한다.
이처럼 회의의 리더로 자리잡기 위해 여성농업인은 질문을 요령껏 사용해야만 한다. 특히 회의를 결론으로 이끌어 갈 때 참가자 전원이 참여할 수 있도록 질문을 활용하지 않으면 안된다. 이 경우 토의를 결론으로 원만하게 이끌어 가려면, 회의 구성원들로 하여금 문제의 핵심에 눈을 돌리게 하게나, 불필요한 부분을 배제하는데 힘을 기울여야만 한다.
때때로 토의 결과를 요약하거나, 토의의 진행을 요소별로 분석하거나 생각이나 의견을 목적에 부합하도록 통합하는 일도 필요하다. 그렇지만, 지나치게 결론을 서둘지 않고서 진의를 이끌어 내도록 노력하며, 목적을 확인하는 자세가 필요하다. 특히 리더는 참가자들이 자주적으로 상호 평가할 수 있게 이끌어야만 토의의 전체를 마무리 지을 수 있다. 이처럼 토의과정을 요약․확인하고 결론을 재구성하여 요점을 강조하며, 실행의욕을 갖게 하여 전원이 납득하고 참여의 만족감과 실행의욕이 우러나오게 된다면 그 회의는 성공했다고 할 수 있을 것이다.
그 때문에 회의의 평가는 필요하며, 특히 리더의 자기 평가는 필수적이라 하겠다. 특히 회의 리더의 행동을 그 동기와 심리적 태도에서 다음의 내용이 평가될 필요가 있겠다. 그룹의 요구에 세심한 주의를 기울였나? 자기행동이 그룹으로부터 지원을 받았는가? 화제에만 관심을 기울이지 않았는가? 편중된 행동은 없었으며 그룹을 지배하려는 행동은 하지 않았는가? 이와 같은 자기 점검은 자기평가에도 사용되며 제3자의 관찰을 통해서도 그 결과를 검토할 수 있다. 리더는 특히 그룹 전체의 움직임에 신경을 쓰야 하기 때문에 자기의 행동에는 여간해서 신경이 쓰여지지 않는다. 따라서 리더에 대한 관찰은 제3자에게 부탁하여 분석하는 것도 자기개선에 필요하다.
이처럼 회의를 진행하면서 자기 통제를 의식적으로 할 수 있게 된다면 리더의 회의진행 능력은 일단 향상되었다고 평가할 수 있다. 그처럼 리더의 능력은 토론 내용을 어떠한 방향으로 이끌어 가느냐의 기법과 동시에 참가자 각자가 지금 어떤 심리상태에 놓여 있으며, 이에 대해 리더로서 어떠한 행동을 취할 것인가라는 변화하는 상황에 따라 알맞는 반응을 나타내는 능력이 그것이다.
<부록 1> 리더의 자기 평가표
년 월 일 | 수 | 우 | 미 | 양 | 가 | |
1 | 회의진행상 필요한 모든 준비를 하였다. | |||||
2 | 정시에 회의를 시작했다. | |||||
3 | 모든 참가자에게 의견을 구하고 방관하는 사람이 하나도 없도록 회의를 잘 진행시켰다. | |||||
4 | 참가자를 자연스럽게 토론에 유도했으며 결코 무리하게 이끌지 않았다. | |||||
5 | 회의를 언제나 테마에서 벗어남이 없이 순조롭게 진행시켜 목표 에 한걸음 한걸음 접근해 갈 수 있었다. | |||||
6 | 회의 도중에 개인적인 의견이나 훈계적 설교 또는 강요하는 말 을 하지 않았다. | |||||
7 | 어디까지나 공평한 입장에 섰으며 결코 사람을 차별하지 않았 다. | |||||
8 | 참가자로부터 질문이 나오면 그에 대한 대책을 즉시 말하지 않 고 모든 사람이 생각할 수 있도록 마음을 썼다. | |||||
9 | 쉬운 말로 되도록 간결하게 말을 이어갔다. | |||||
10 | 중간중간 토의를 정리하는데 마음을 썼다. | |||||
11 | 칠판이나 도표 등을 효과적으로 이용했다. | |||||
12 | 사전에 세운 예정대로 중요사항에 관해 또 그 적용에 관해 충분 하게 연구를 진행시켰다. | |||||
13 | 회의결과의 총정리를 모두 함께 하면서 회의를 끝냈다. | |||||
14 | 예정한 시간내에 회의를 끝마쳤다. |
<부록 2> 회의 진행 가상 시나리오
식 순 | 담 당 자 | 진 행 요 령(시나리오) |
내빈소개 개회선언 국민의례 |
사회 사회 사회 |
본 행사를 시작하기에 앞서 오늘 이 자리에 참석해 주신 내빈을 소개해 올리겠습니다. -내빈소개(명단은 사전에 주최측에서 준비함) 지금부터 o o o의 o o년도 o o o 회의 개회식을 거행하겠습니다.(정식명칭사용) 먼저 국민의례가 있겠습니다. 모두 자리에서 일어나 전면의 (단상위의)태극기를 향해 서 주시기 바랍니다. “국기에 대하여 경례” -음악(국기에 대한 맹세) “바로” (이어서 애국가 제창이 있겠습니다. 애국가는 반주에 맞춰 1절만 부르도록 하겠습니다.) -애국가 제창(음악) 다음은 순국선열 및 선배영령에 대한 묵념이 있겠습니다. “일동 묵념” -음악(추도음악) “바로” 모두 자리에 앉아주시기 바랍니다. |
식 순 | 담 당 자 | 진 행 요 령 (시나리오) |
(약사보고) 회장인사 축사 폐회선언 성원보고 |
사회 낭독자 사회 담당자 사회 담당자 사회 사회 |
(다음은 약사보고가 있겠습니다.) 약사보고 다음은 o o o 회장님의 인사말씀이 있겠습니다. -격려사 다음은 o o o 님의 축사가 있겠습니다. - 축사 - 지위, 조직과의 연관성, 덕망 등으로 고려하여 내 빈 가운데 몇 명이 한다. 이상으로 o o o 의 o o o 회 개회식을 모두 마치겠습니다. 잠시 후 o o 시부터 제2부 순서로 o o o 회가 시작되겠습니다. -휴식 재적 o o o 명 참석 o o o 명으로 성원이 되었음을 보고드립니다. |
식 순 | 담당자 | 진 행 요 령 (시나리오) |
개회선언 o o o 인사 지난번 회의록 승인 의안채택 |
의장 사회 o o o 사회 낭독자 의장 사회 의장 |
성원보고와 같이 재적 o o o명에, 참석 o o o 명으로 성원이 되었으므로 o o o 회의 o o 년도 o o o 회 개회를 선언합니다. -의사봉 타봉 다음은 o o o 인사가 있겠습니다. -o o o 인사(회의의 소집목적과 의의 설명) 다음은 전차회의록 낭독 및 승인이 있겠습니다. -전차회의록 낭독 전차회의록에 대한 의견을 말씀해 주시기 바랍니다. -토론 후 승인(수정, 보완, 부결) -부결된 경우 차기 회의에서 재승인 요청 그러면 전차회의록은 승인(수정, 보완, 부결)되었습니다. -의사봉 타봉 다음은 의안채택이 있겠습니다. 제1호 의안 o o o 건, 제2호 의안 o o o 건, …마지막 의안 o o o 건을 안건으로 채택하고자 합니다. 의안채택에 동의하십니까? 제시된 안건외에도 추가할 안건이 있습니까? -추가안건은 동의, 재청후에 토론을 찬반토론을 거쳐 채택여부를 결정한다. 그러면 제1호 의안 o o o건, 제2호 의안…, 마지막 의안 o o o 건을 채택하겠습니다. -의사봉 3회 타봉 |
식 순 | 담 당 자 | 진 행 요 령 (시나리오) |
의안상정 의안심의 기타토의 폐회선언 |
의장 의장 의장 설명자 의장 의장 의장 의장 |
의안상정을 하겠습니다. 일괄상정과 호별상정 가운데 어느 것을 선택하시겠습니까? * 일괄상정 : 채택된 의안 전체를 일괄 상정하는 것 * 호별상정 : 채택된 의안을 호별로 상정하는 것 -토론후 결정 그러면 일괄(호별) 상정하겠습니다. 의안심의를 하겠습니다. 일괄심의와 호별심의 가운데 어느 것을 선택하시겠습니까? * 일괄심의 : 상정된 의안 전체를 일괄 심의하는 것 의안의안전체가 한꺼번에 승인 혹은 부결된다. * 호별심의 : 상정된 의안을 호별로 심의하는 것으로 의안이 각 호별로 승인 혹은 부결된다. -토론후 결정 그러면 일괄(호별)심의하겠습니다. -의사봉 타봉 제1호 의안 o o o 건을 심의하겠습니다. 먼저 제안설명이 있겠습니다. -제안 설명 의견을 말씀해 주시기 바랍니다. -토론후 결정(승인, 수정, 보완, 부결) 제1호 의안 o o o 건은 승인(수정, 보완, 부결)되었습니다. -의사봉 타봉 *제2호 의안부터 마지막 의안까지 위와 똑같은 방식으로 진행한다. 다음은 기타토의가 있겠습니다. -의제설정은 동의, 재청, 찬반토론 후 채택여부 결정 -토의는 제안설명, 수정, 찬반토론을 거쳐 결론 도출 폐회에 동의하십니까?(동의) 그러면 이상으로 o o o회의 o o 년도 o o o 회를 모두 마치겠습니다. |
o이사회, 운영위원회 등의 각 기구별 회의는 총회와 비교하며, 식순의 차이는 있으나 식순별 진행요령 및 시나리오는 대동소이
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